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Bienvenidos y bienvenidas a Lanza tu proyecto, el podcast donde aprendemos todo lo necesario para lanzar nuestros proyectos. Desde herramientas de marketing a diferentes estrategias de negocio.
En este episodio hablamos de cómo usar el análisis DAFO para lanzar proyectos, es decir cómo hacer un análisis de debilidades, amenazas, fortalezas y debilidades de nuestro proyecto y de uno mismo, para afrontar los retos de cada lanzamiento. Este tipo de análisis está normalmente enfocado en proyectos, pero como os adelantaba, también lo podríamos aplicar a un análisis personal. Con ambos enfoques lograremos una mejor perspectiva sobre lo que necesitamos para lanzar nuestros proyectos. Así que, si os parece, vamos a por todo ello ya mismo.
Espera, espera, espera, ¡que me falta la anécdota! No podía faltar a esta tradición que ya llevamos 20 episodios con anécdotas. Venga, os la cuento. De pequeño en el colegio no me gustaba el fútbol, para nada, además no era un niño especialmente físico, más bien estaba en mi mundo y solía hacer volar la imaginación. Pues bien, como os imaginaréis en los años 80 y 90 el fútbol era un elemento de estatus dentro de un colegio, quien sabía jugarlo tenía mucho ganado. Yo estaba ya un poco cansado de no tocar ni bola, aunque jugaba en el equipo del colegio (era obligatorio hacer fútbol o basket). Por eso decidí hacer un cambio.
Consciente de mi debilidad me puse a manejar aquello en lo que era bueno, la fuerza de voluntad que tenía era considerable. Así que un verano en el pueblo al que íbamos me puse a correr unos 8 kilómetros por día y a jugar al fútbol a diario. Cuando regresé al colegio ya no tuve que preocuparme por el tema del estatus, dejé impresionados a mis compañeros. Eso sí, el fútbol siguió sin gustarme así que no tardé en volver a dedicarme a lo mío. Como buen friki que siempre he sido. Dicho esto, la anécdota demuestra que conocer tus fortalezas y debilidades es fundamental para hacer frente a cualquier situación. Y por eso hoy veremos cómo aplicar la metodología DAFO para lanzar proyectos.
El concepto del DAFO para lanzar proyectos
El concepto DAFO viene, como os decía, de las palabras debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades. Aunque es un tipo de análisis que también se conoce como análisis SWOT (del inglés strengths – fortalezas, weaknesses – debilidades, opportunities – oportunidades y threats – amenazas) o análisis FODA (de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas). Pero vamos a ver en concreto cómo crear la conocida como matriz DAFO que permite reconocer todas estas variables en un golpe de vista y listar cada una de las variables que tengamos que analizar. Es decir, las que nos supongan debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.
Lo primero que debemos hacer para entender la matriz es definir sus ejes. En el eje vertical vamos a trabajar dos conceptos, empezando de abajo hacia arriba del eje situaremos en la parte posterior el orígen externo de una variable y en la parte superior el orígen interno. Es decir que abajo tendremos los factores externos que nos pueden condicionar, es decir el entorno, y arriba los internos, aquellos que dependen de nosotros mismos. Y ahora vamos al eje horizontal, en el que situaremos de izquierda a derecha los siguientes conceptos. A la izquierda del todo situaremos aquello que nos es positivo, que nos ayuda. Y en la parte derecha aquello que nos es negativo, que nos daña.
Así tendremos cuatro cuadrantes en una matriz. En el cuadrante superior izquierdo tendremos aquellos factores que son positivos y de orígen interno, las fortalezas. En el cuadrante inferior izquierdo tendremos los factores positivos y de orígen externo, las oportunidades. En el cuadrante superior derecho los factores negativos de orígen interno, es decir las debilidades. Y, finalmente, en el cuadrante inferior derecho los factores negativos de orígen externo, es decir las amenazas. Pero vamos a ver a fondo ejemplos de cada uno de estos cuatro factores que conforman el análisis DAFO, para así luego poder identificarlos tanto para proyectos como a nivel personal.
Las fortalezas son aquello en lo que somos buenos. Por ejemplo, en mi anécdota veíamos que claramente soy una persona con voluntad y capacidad de esfuerzo. Si hablamos de un proyecto podríamos hablar de un equipo de personas bien conformado como posible fortaleza. O bien de una red de colaboradores con muy altas capacidades. Esto sólo son ejemplos. A lo que voy es que en este cuadrante deberíamos incluir todos aquellos factores que son positivos y dependen de nosotros mismos o de nuestro proyecto.
Las oportunidades son el primer tipo de factor externo de los dos que veremos en el análisis DAFO. Representan aquellos factores positivos que no dependen de nosotros, más bien dependen del entorno. En mi ejemplo de la anécdota, por ejemplo, un factor externo y positivo sería el poder contar con un campo de fútbol para entrenarme en el pueblo de mi madre. En el caso de una empresa o proyecto podría ser el tener un ecosistema emprendedor muy rico cerca de donde nace el proyecto. Imaginemos, por ejemplo, un proyecto que nace en Palo Alto, California, cerca de las oficinas de Apple o Facebook.
Por su parte, las debilidades son un factor interno y negativo. Por ejemplo, en mi anécdota sería que no me gustase el fútbol o que no se me diese bien dicho deporte. En una empresa o proyecto una debilidad podría ser que el proyecto no tuviera unos socios demasiado competentes. O que no tuvieran ni tiempo ni dinero para lograr llevar adelante sus objetivos. También podría ser no contar con el apoyo de colaboradores, por mencionar algunos aspectos.
Acabando con las amenazas, son aquellos factores externos y negativos. A nivel personal podría hablarse de la situación en un colegio en el que el fútbol es un elemento claro de estatus social, siempre que ello afecte negativamente a la persona que hace el análisis. Justo como os contaba en mi anécdota. En una empresa o proyecto una debilidad podría ser que el proyecto estuviera situado en un país con pocos recursos para emprender. O que fuese un proyecto dentro de una empresa en la que los intraemprendedores estuvieran mal considerados. En esos entornos sería mucho más complicado llevar adelante un proyecto o hacer frente a cualquier reto personal.
Así llegamos a la parte interesante del análisis DAFO, el juego que puede establecerse entre los diferentes cuadrantes de la matriz que tenemos dibujada. Como en mi anécdota, uno puede convertir una debilidad en una fortaleza. O incluso los factores externos pueden cambiar y pasar de ser amenazas a ser oportunidades. Eso lo vamos a ver a continuación, con ejemplos para que nos quede bien claro.
Interacciones entre los cuadrantes de la matriz DAFO
¿Es posible pasar de una debilidad a una fortaleza? Creo que este tipo de cambio es el que más evidente se nos hace como posibilidad. Alguien que entrena cualquier capacidad puede convertirse de débil en un campo a fuerte. Incluso alguien con poca destreza en un campo puede acabar dominando bastante dicho campo si así se lo propone. A nivel de proyecto pasa lo mismo. Un proyecto con socios poco tecnológicos puede contratar personal que domine cualquier disciplina, siempre que tenga los recursos para ello.
Cuando hablamos de pasar de fortaleza a debilidad también es algo que, lamentablemente, puede llegar a pasar. Imaginemos a alguien que está en forma y deja de estarlo por tener una vida sedentaria. O una persona que leía muchos libros y tenía un gran conocimiento de una temática pero que deja de estar al día por falta de tiempo o dedicación a dicha temática. En los proyectos también puede pasar, el caso típico es la fuga de talentos de una empresa. Si, por ejemplo, en una empresa se marchan personas que dominan Internet puede ser que dicha empresa sufra por estar desactualizada en dicha materia.
Si nos centramos en el cambio de amenaza a oportunidad también es algo que puede ocurrir tanto a nivel personal como a nivel empresarial. A nivel personal podría ser, por ejemplo, que en un colegio se ponga de moda saltar a cuerda y una persona sepa hacerlo a la perfección. A nivel empresarial imaginemos que una ley que obliga a las empresas a pagar un tributo por las importaciones de tecnología queda modificada y reduce los impuestos de forma drástica. En ambos ejemplos las condiciones externas pasarían de ser desfavorables a ser favorables.
Pero también puede pasar que se pase de oportunidad a amenaza, y eso ya no mola tanto. Suele ocurrir cuando se llega tarde a una oportunidad que ésta puede convertirse en una amenaza. Imaginemos que uno tiene la oportunidad de ser el primero en presentarse a una candidatura para un puesto de trabajo, pero pierde el tiempo con otros temas y se le escapa la oportunidad. O bien que una empresa llega tarde a implementar una innovación que cuando todo su sector ya ha implementado deja de ser una ventaja competitiva.
Así, como hemos visto, se puede navegar por la matriz que hemos dibujado. Los cuatro cuadrantes están vivos, los factores dentro de los mismos pueden cambiar. Pueden navegar de uno a otro cuadrante y transformarse de amenazas a oportunidades, y viceversa. O de fortalezas a debilidades, y viceversa. Transformándose por el paso del tiempo o por el cambio en los recursos invertidos a nivel personal o empresarial. Esa lección es la que nos hace comprobar el verdadero potencial del DAFO como herramienta estratégica de un negocio o a nivel de desarrollo personal. Así que ahora nos toca analizar el uso del DAFO en esos dos niveles para conseguir así usar el DAFO para lanzar proyectos. El nivel de DAFO para un proyecto y el de DAFO para uso personal.
El DAFO para lanzar proyectos
Cuando usamos DAFO para lanzar proyectos debemos pensar en aprovecharlo a nivel estratégico. Para ello debemos conocer en profundidad el proyecto que estamos analizando. Es imprescindible. Debemos conocer el entorno que nos rodea para identificar amenazas y oportunidades. Y, por supuesto, debemos conocer internamente el proyecto para poder descifrar las fortalezas y debilidades del mismo. Vamos a desgranar por partes qué tipo de factores encontraremos en cada uno de los cuadrantes del DAFO.
En el cuadrante de las amenazas encontraremos factores como una legislación restrictiva que limita a un proyecto para salir adelante. Pero también podríamos encontrar la incursión en un sector de un competidor de primer nivel. O, por ejemplo, la adaptación lenta de una tecnología que sea una diferencia competitiva del proyecto que estamos trabajando. Es decir, aquí pondremos cualquier factor externo al proyecto que lo ponga en una seria amenaza.
El ejemplo que usaré para contextualizar el cuadrante de amenazas para un proyecto es el de Pebble. Quizás el proyecto de tecnología más famoso del crowdfunding en los primeros años de la plataforma Kickstarter. Un smartwatch (reloj inteligente) que recaudó más de 40 millones de dólares con 3 campañas desde el 2012 y hasta el 2016. Pero no contaban con la entrada de Apple en el sector en el año 2015, cosa que cambió las reglas del juego para siempre.
Ahora vamos al cuadrante de las oportunidades. Imaginemos, por ejemplo, el factor de una legislación que potencie las ventas online. Eso supondría una oportunidad para cualquier negocio online. También podríamos imaginar un cambio en tendencias que haga que la moda de los 80 sea muy valorada, haciendo que las marcas de moda con diseños inspirados en esa época aumenten sus ventas.
Si seguimos con el cuadrante de debilidades podríamos, por ejemplo, hablar de la falta de recursos humanos de un proyecto para desempeñar actividades clave. Imaginemos un proyecto de plataforma online que no tiene un jefe técnico trabajando internamente. Y tiene que externalizar todo el desarrollo y soporte de su plataforma. Eso sería una clara debilidad para el proyecto.
Acabamos con el cuadrante de las fortalezas. Imaginemos una empresa con experiencia de 10 años en el marketing online. Eso sería una fortaleza, al igual que su portfolio de clientes, para diferenciarse de la competencia y poder atraer a un mayor número de clientes. La experiencia en un sector es una fortaleza clara para una empresa. Mientras esas fortalezas se mantengan en el tiempo. Porque, imaginemos, ¿qué pasaría si aquello en lo que un proyecto es bueno pasa de moda o ya no es necesario? Pues que de una fortaleza dicho factor pasaría a ser una debilidad.
Y ahí entramos en el juego entre cuadrantes. Así como una fortaleza puede convertirse en una debilidad, puede pasar también al contrario. Si una empresa no tenía un diseñador gráfico en plantilla y eso la hacía más débil en la comunicación en redes sociales, quizás la aparición de la inteligencia artificial haga que esa debilidad pueda convertirse en una fortaleza. Ahora ya no tendrá que pagar un sueldo de diseñador gráfico y podrá aprovechar la inteligencia artificial para crear contenido online.
Cuidado, he puesto un ejemplo, no estoy a favor de que la inteligencia artificial le quite el trabajo a nadie. De hecho creo que en este supuesto lo ideal sería que los diseñadores gráficos se empoderasen usando herramientas de inteligencia artificial que les hiciese más productivos. Pero ya veremos lo que pasa, que una cosa es lo que yo desee y otra muy distinta lo que vaya a pasar. Por cierto, ¿qué opináis a ese respecto, crowdfunders?
Lo mismo pasa con los cuadrantes de amenazas y oportunidades. Una legislación restrictiva puede convertirse en una más laxa, que permita que una empresa determinada opere con mayor libertad. Convirtiendo un factor de amenaza en uno de oportunidad. Pero, al mismo tiempo, la oportunidad de entrar en un sector innovador puede convertirse en amenaza si el mercado se satura rápidamente. Y el proyecto ya ha invertido muchos recursos en entrar en un mercado que se ha saturado a una velocidad enorme.
Como vemos, con un buen DAFO de proyecto podemos establecer posibles escenarios y trabajar con supuestos para definir estrategias en cada situación. Eso hará que podamos evaluar la situación de un proyecto de forma recurrente. Cada año, cada semestre o incluso cada trimestre. Para, de ese modo, ir adecuando la estrategia en función de amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades.
El DAFO personal
¿Pero qué ocurre con el DAFO personal? Pues que también es un ejercicio muy interesante para situarnos en un terreno profesional o incluso en nuestra vida privada. Imaginemos que valoramos a un profesional del marketing online de unos 40 años de edad. ¿Qué factores tendríamos en cada cuadrante? Pues podríamos definir los siguientes.
En amenazas pondríamos a la incursión de la inteligencia artificial, que podría hacer que sus consultorías quedasen desactualizadas. Pero, a la vez, esta inteligencia artificial podría representar una oportunidad si el profesional aprovecha para formarse en inteligencia artificial y automatizar ciertas áreas de su negocio. Que le permitan dar servicio a más clientes y de forma más rápida.
En debilidades pondríamos, por ejemplo, la falta de libertad de movimientos ocasionada por tener familia y una hipoteca. Pero, de nuevo, eso puede convertirse en una fortaleza, al permitirle hacer servicios de consultoría online sin moverse de su casa y con mayor flexibilidad para atender a su familia. Como vemos, de nuevo, una debilidad se puede convertir en una fortaleza si sabemos gestionar el factor que estemos analizando.
El DAFO personal nos va a servir para mejorar como profesionales y fijar objetivos para el desarrollo de nuestras fortalezas. Para analizar el entorno y adaptarse a las amenazas, intentando convertirlas en oportunidades. Y para trazar un plan de acción que nos permita sobrevivir en nuestro mercado profesional o hacer frente a retos que tengamos a nivel personal.
Conclusiones: La importancia del DAFO para lanzar proyectos
En cualquier caso el análisis DAFO se ha demostrado como una herramienta muy útil para analizar situaciones de proyecto o a nivel individual. Para movernos en un entorno cambiante y en ocasiones hostil para ciertos proyectos y profesionales. Para hacer frente a retos personales y adaptarnos a cada nueva situación que vivamos. Eso sí, debemos conocernos bien a nosotros mismos y a nuestros proyectos para poder aprovechar todo su potencial.
¿Y vosotros, qué opináis de todo lo que hemos comentado en este episodio? Como siempre, os leo en los comentarios de YouTube y en los mensajes que me enviéis a través del formulario de mi web. Y, por supuesto, recordad que en vanacco.com (con v y dos c) encontraréis cursos y la mejor información fresca para lanzar vuestros proyectos. Nos vemos el próximo lunes a las 11:11 horas o un poquito antes, nunca se sabe.
Saludos y ¡felices lanzamientos!
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