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Bienvenidos y bienvenidas a Lanza tu proyecto, el podcast donde aprendemos todo lo necesario para lanzar nuestros proyectos. Desde herramientas de marketing a diferentes estrategias de negocio.
En este episodio hablamos de cómo organizar jornadas efectivas, aprendiendo técnicas para que tu día a día sea productivo. Usando herramientas como el timeblocking o el mail aplicado a la gestión de tareas. Una fórmula como cualquier otra pero de efectividad demostrada. Os lo digo yo que llevo años trabajando de esta forma y he comprobado que funciona en mi caso y en el caso de otros profesionales, colaboradores e incluso amigos. Por tanto, sin mayor dilación, vamos a hablar del tema de hoy a comentar todo lo que necesitéis al respecto.
En el episodio anterior hablábamos de teletrabajo, y la temática de hoy va muy relacionada con esta. Que tu jornada sea efectiva es esencial para que el teletrabajo funcione. Pero es que aunque no teletrabajes tener una jornada efectiva te permitirá ir más relajado y llegar a todo, algo que cualquier profesional necesita. Y si diriges un equipo, una empresa o tu propio negocio, este episodio también te interesa para lograr que las jornadas profesionales sean efectivas en tu día a día.
El año pasado escribí un libro que se editó por la editorial Anaya, de no ser por mi forma de organizar el trabajo ya os digo que hubiera sido un trabajo imposible. Pero lo logré gracias a años de aprender cómo organizar mi jornada, y así tampoco tuve que dejar de lado otros proyectos que tenía en ese momento, como un podcast en el que colaboraba con Joan Boluda o mi canal de YouTube, que es prioritario en mi generación de contenido hasta el día de hoy.
Y es que la organización efectiva de nuestras jornadas es necesaria para poder sacar adelante proyectos. Si el tiempo desaparece ante nuestras narices por ahogarnos en un mar de correos electrónicos, no podremos nunca planificar, sacar proyectos o dedicarnos a mejorar nuestro proyecto principal. Imaginemos por un momento lo que significaría estar todo el día apagando fuegos, llamadas, correos electrónicos de clientes, requerimientos del hogar, etcétera. Para evitar esta situación hay que organizarse, así veremos que incluso nos puede sobrar tiempo cada semana para dedicarlo a la planificación o nuevos proyectos.
Además, no olvidemos el descanso. Organizar jornadas efectivas también es dejar tiempo para el descanso. Sin pausas en nuestra jornada es muy complicado poder ser productivo, nuestra mente no es capaz de mantener un rendimiento alto durante muchas horas seguidas. Del mismo modo que un corredor de fondo sabe que no puede mantener un mismo ritmo en carrera durante muchos kilómetros, debemos ser conscientes de las limitaciones que tenemos a nivel mental. Y no sólo mental, el cuerpo también necesita levantarse de la silla, una organización efectiva de la jornada también debería incluir momentos para relajarse a nivel físico.
Herramientas para organizar jornadas efectivas
Vamos a por la primera herramienta de hoy, el timeblocking. Dicha herramienta consiste en segmentar cada jornada en periodos de tiempo pequeños y dedicados a tareas que deben completarse.
Por ejemplo, empezaríamos la jornada a las 7:00 de la mañana, contestando correos hasta las 8:00 horas. Luego de 8:00 horas a 9:15 horas estaríamos a cargo de nuestro hijo para levantarle, vestirle, darle el desayuno, preparar su mochila y llevarle al colegio (habiéndose lavado los dientes). De 9:15 a 10:30 horas tocaría gimnasio y posterior ducha. A partir de las 11:00 horas, para darnos un poco de margen empezaría nuestra jornada de creación de contenido para redes sociales, hasta las 13:00 horas.
Pero seguimos, de 13 a 15 horas descansaríamos para la comida. De 15:00 a 16:00 horas tendríamos una sesión de consultoría con cliente. De 16:30 a 17:30 horas una segunda sesión de consultoría. Y de 18:00 a 19:00 horas una tercera sesión.
Entre sesiones aprovecharíamos para dejar nuestra bandeja de entrada de correo a cero, sin correos pendientes (técnica conocida como inbox zero, que luego repasaremos). A partir de las 19:00 horas ya tocaría estar por la familia, hacer la cena, contarle un cuento a nuestro hijo, y divertirnos un poco como nos apetezca.
Como vemos, de esta forma en una jornada seríamos capaces de contestar mails, crear contenido y hacer sesiones de consultoría, además de descansar durante la jornada y atender a todas nuestras tareas familiares. Y lo bueno es que esta técnica nos permite adaptarnos a cualquier momento vital. Habrá oyentes que no tengáis hijos pero queráis levantar un canal de YouTube dedicado a videojuegos.
Por ejemplo. O habrá otros que no querréis dedicar tanto tiempo a crear contenido para redes sociales pero queráis escribir un libro para posicionar vuestra marca personal. El menú se lo monta cada uno, lo importante es que organicemos bien los ingredientes para cocinar la mejor versión de cada plato (me ha entrado hambre con esta metáfora).
¿Y cómo conseguimos segmentar la jornada en bloques de tiempo y respetar la planificación? Pues bien, aquí tenemos varias alternativas, yo uso Google Calendar para tal efecto. El calendario de Google me permite organizar por colores la jornada, por ejemplo, el tiempo que dedico a la familia es el color naranja. El color de las sesiones de consultoría es el verde. La creación de contenidos tiene el color rojo. Y una sesión de consultoría planificada y no asignada a un cliente tiene el color azul. Por poneros algunos ejemplos. Además, Google Calendar me avisa en el correo cada vez que inicia un nuevo bloque de tiempo, para tener claro cuando una cita empieza y cuando acaba.
Google Calendar me permite ver de un golpe de vista rápido cómo tengo la jornada organizada. Es más, con mi mujer usamos el calendario para ponernos actividades de nuestro hijo a las que queremos asistir, citas con el médico u otras tareas importantes que no queremos que se nos pasen por alto. Como vemos, el timeblocking nos sirve para organizar tareas profesionales y también para conciliar mejor con nuestra vida familiar o nuestro ocio personal. Yo, por ejemplo, hasta me bloqueo tiempo para hacer la compra de la semana (ya que me gusta elegir lo que compro y no hago la compra online).
Y ahora, vayamos a trabajar la segunda herramienta del episodio, el mail como gestor de tareas. Ya hemos hablado que el correo electrónico sirve para combinarlo con el calendario y tener claro cuándo empieza una tarea determinada en nuestra jornada. Pero es que, además, puede servir como gestor de tareas. Si un cliente te pide algo por correo tendrás un indicador claro de si has respondido o no, evitando así que las dudas se queden en el tintero. Es una herramienta mucho más útil para dar servicio que, por ejemplo, un chat o el teléfono.
Con el teléfono pueden quedarse muchos temas sin aclarar o dejados al aire, temas que luego pueden no cerrarse. Del mismo modo un chat puede dificultar el seguimiento de la conversación a posteriori. El correo electrónico tiene la ventaja de permitirte analizar con calma la información intercambiada. Y dar una respuesta meditada y con la mayor calidad posible.
Del mismo modo, si hablamos de productividad, el correo electrónico te permite ser mucho más productivo que el teléfono o un chat. Ya que éstos últimos son conocidos como ladrones de tiempo. Los ladrones de tiempo pueden llegar a reducir las horas efectivas de trabajo en un 50%, una barbaridad. Y el problema del teléfono o el chat es que son intrusivos con la jornada, te interrumpen y te exigen inmediatez.
Pero, cuidado, el correo electrónico mal gestionado también puede ser un ladrón de tiempo. Lo que debemos hacer para evitarlo es combinarlo con el time blocking. Es decir, asignar bloques de tiempo cada jornada dedicados a contestar correos. No estar toda la jornada pendiente de la bandeja de entrada del correo. Más bien consultarla únicamente en las horas en que tengamos asignada esa tarea.
Si lo hacemos de ese modo podremos conseguir las mínimas distracciones y mantener igualmente la bandeja de entrada sin correos al acabar nuestra jornada. Esto último se conoce como la técnica del inbox zero. La idea es mantener la bandeja de entrada sin correos al acabar un cierto periodo de tiempo. Yo recomiendo dejarla a cero cada jornada, excepto los fines de semana que son para descansar (luego hablaremos del descanso como vía para permitir organizar jornadas de trabajo efectivas).
Como hemos ido viendo, con las técnicas ya mencionadas vamos a conseguir menos distracciones, atender a todos los temas pendientes y lograr acabar todas las tareas planificadas día a día. Obviamente estas técnicas las deberemos ir ajustando y mejorando día a día. Por ejemplo, quizás el tiempo que dedicamos a contestar correos es poco para dejar la bandeja a cero. Si es así, deberemos aumentar el tiempo dedicado a esta tarea en nuestro time blocking. Lo mismo aplicaría a otras tareas como la creación de contenido o el tiempo dedicado a las reuniones con clientes, deberemos ajustar el bloque de tiempo dedicado a cada una de ellas si vemos que no es suficientemente extenso.
Vamos a pasar ahora al tema del descanso. Para ser efectivo en nuestras jornadas y mantener la productividad alta debemos poder mantener nuestra concentración. Y la concentración en una tarea no se puede mantener durante mucho tiempo. Cada persona tiene su aguante, pero hoy en día con las distracciones que tenemos es complicado que nuestro cerebro pueda mantener la atención en una misma tarea sin desviarse del camino. Por eso los descansos son tan importantes. Hacer paradas durante la jornada nos ayudará a mantener la atención durante un mayor número de horas.
Por otra parte, el descanso nocturno también debe ser suficiente. Hay personas que necesitan dormir 8 horas, otras 7 y algunas únicamente 6. Pero de promedio la gente adulta suele necesitar entre 7 y 8 horas de descanso para poder mantener una salud física y mental aceptable.
Si no descansamos no podremos organizar jornadas efectivas porque nuestra mente va a divagar, nuestro cuerpo no aguantará y nuestro humor no será el mejor en ningún caso. Y cuidado con la falacia de levantarse a las 5:00 de la mañana para trabajar y ser un súper emprendedor. Eso no funciona si te vas a dormir a la noche a las once o las doce. Y no todo el mundo puede irse a dormir a las diez de la noche, especialmente aquellas personas con niños a su cargo.
Así que, cuidadito con el concepto de emprendedor súper productivo y motivado que se levanta a las 5:00 sin importar la hora en que se vaya a la cama. Dormir poco pasa factura, en las jornadas de trabajo y a largo plazo en la salud. Debemos priorizar siempre la salud por encima de otras variables en nuestras jornadas de trabajo. Como también debemos tener tiempo cada día para nuestro ocio, nuestra familia y las tareas de nuestro hogar.
Tener jornadas efectivas también nos debería servir para poder disfrutar de la vida fuera del trabajo. El negocio no tiene sentido sin el ocio. Eso de que los humanos debemos trabajar para dignificarnos no tiene por qué ser cierto. Los humanos amamos la creatividad, el tiempo libre, el poder disfrutar de nuestro tiempo. Y aunque te guste tu trabajo no debes olvidar que la vida está fuera del mismo.
¿Y vosotros qué opináis? ¿Tenéis otras herramientas para organizar jornadas efectivas que queráis compartir? Recordad que podéis escribirme a través del formulario de la web, en redes sociales (YouTube es mi preferida) o contactarme a través de la plataforma de podcasting en la que estéis escuchando este podcast. ¡Que por cierto ya llevamos 10 episodios! Gracias por estar ahí, al otro lado del micro.
Como os decía, os leo en los comentarios de YouTube y en los mensajes que me enviéis a través del formulario de mi web. Y, por supuesto, recordad que en vanacco.com (con v y dos c) encontraréis cursos y la mejor información fresca para lanzar vuestros proyectos. Nos vemos el próximo lunes a las 11:11 horas.
Saludos y ¡felices lanzamientos!
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