Productividad para proyectos, ¿cómo lograrla y mantenerla? Lo veremos, con ejemplos de proyectos y una serie de claves para lanzar y gestionar proyectos de forma productiva. ¿Me acompañáis para aprender cómo lograr una buena productividad para proyectos? ¡Pues empezamos!
Analizaremos herramientas y proyectos. Con claves para que las podáis usar con vuestros proyectos. Y así mejorar su lanzamiento. ¿Os parece bien? ¡Venga, empezamos!
Índice
Productividad para proyectos, ¿cómo lograrla y mantenerla?
La productividad para proyectos es fundamental hoy en día, especialmente en el entorno competitivo en el que nos encontramos. Es más, con la irrupción de herramientas como la inteligencia artificial, parece que gestionar la productividad para proyectos ya no es una opción. Es una condición necesaria para competir. Por eso hoy veremos un total de 3 claves que os ayudarán a aumentar dicha productividad.
Clave 1: Tener claros los objetivos
Fijar objetivos es la primera tarea básica para conseguir productividad para proyectos. Sin duda alguna. Si uno no sabe lo que quiere conseguir, lo más seguro es que no pueda enfocar sus energías. Y, por ende, no logrará ser productivo de ninguna forma. Por eso vamos a trabajar conceptos como la fijación de objetivos SMART o el concepto de objetivo mínimo viable.
La fijación de objetivos debe hacerse en base a un realismo extremo. Es decir, sin sobreestimar las posibilidades que tengamos y los recursos a nuestro alcance. Pero, dicho esto, fijar objetivos es fundamental para conseguir una buena productividad para proyectos. Si no concretamos los objetivos de un proyecto y cómo medir su consecución, no lograremos evaluar nuestro desempeño en dicho proyecto.
De cara a, por ejemplo, lanzar un proyecto, es importante tener claro el objetivo de dicho lanzamiento y prepararse para alcanzarlo. En crowdfunding, sin ir más lejos, se fija un objetivo de recaudación y se cuantifica a la perfección. Por ejemplo, se podrían necesitar 100 ventas para lograr un objetivo en crowdfunding, para lo cual se trabajaría antes del lanzamiento logrando 300 mails de personas interesadas en comprar.
Y, para acabar, fijar un objetivo y no hacer seguimiento de cómo se va consiguiendo no nos aportará demasiado. Así que el seguimiento de métricas ligadas a dicho objetivo se convierte en algo fundamental de cara a garantizar la productividad para proyectos. Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo anterior, querremos medir las ventas logradas en cada semana de la campaña de crowdfunding para medir su desempeño.
Objetivos para una alta productividad para proyectos
Debemos fijar objetivos realistas, pero que nos sirvan de cara a lograr mejorar o lanzar nuestros proyectos. Es decir, que sean realistas no significa que no sean lo suficientemente ambiciosos.
- Fijar objetivos mínimos y viables es fundamental.
- Como lo es trabajar para lograr dichos objetivos.
- Así como medir resultados de cara a conseguir los objetivos.
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Clave 2: Gestión del tiempo para la productividad
Vamos con la gestión del tiempo, otro pilar de la productividad que no podíamos pasar por alto en el artículo de hoy. En primer lugar, la organización es clave para saber distribuir el tiempo de las jornadas y aprovecharlo al máximo. Al igual que saber conciliar nuestra jornada laboral con las pausas y el tiempo dedicado a nosotros mismos o a nuestro entorno. Equilibrio sería una palabra clave en esta gestión.
La organización en bloques de tiempo o timeblocking nos permite organizar una jornada de forma ideal. Aunque luego hay que ser lo suficientemente disciplinado para no perder la estela que marquemos con dicha táctica. Por ejemplo, podemos fijar cada mañana de 9:00 a 10:30 para hacer ejercicio, pero la fuerza de voluntad no la podemos crear de la nada, hay que trabajarla.
Y es que un punto clave para la productividad para proyectos es saber conciliar el ocio con el negocio. Sin poder descansar no hay nadie que no acabe quemado en su proyecto. Y una de las claves para una productividad a largo plazo es intentar no llegar nunca (o casi nunca) al conocido síndrome del burnout o de desgaste profesional. Así que, ser productivo no significa no parar de trabajar, sino trabajar de forma eficiente.
Al final, todo va de equilibrio. Entre vida personal y profesional. Entre ocio y negocio. Entre tiempo para uno mismo y tiempo para los demás. Entre tiempo para cuidarse y tiempo para gastar energías en el trabajo. Si intentamos buscar ese tipo de equilibrios, la productividad para proyectos será una realidad en nuestro día a día. Además lograremos mantenerla durante largos periodos de tiempo.
Gestión del tiempo en la productividad para proyectos
Gestionar el tiempo es, en gran medida, gestionar la productividad. Hace falta organizar y luego poder seguir el plan. Con fuerza de voluntad y determinación para que toda la planificación que hagamos no caiga en saco roto.
- Organizar el tiempo en bloques es una buena estrategia.
- Conciliar el ocio con el negocio es vital para la productividad a largo plazo.
- Al igual que buscar un equilibrio entre vida personal y profesional.
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Clave 3: Herramientas para tu productividad
Y ahora vamos a por las herramientas que permitirán una mayor productividad para proyectos, siempre que las usemos siguiendo las bases ya comentadas. De poco nos van a servir las herramientas si no fijamos objetivos y sabemos manejar nuestro tiempo. Porque, oh, sorpresa, las herramientas son sólo eso, herramientas, no son la solución a nuestros problemas de productividad.
Empecemos con herramientas para gestionar las tareas, distribuirlas en el equipo y coordinar el cumplimiento de los objetivos que se vayan marcando en un proyecto. Aquí destaca la conocida herramienta Notion, pero también podríamos hablar de Asana o de Monday.com. Tres tipos de herramienta que se centran en la gestión de equipos y tareas para aumentar la productividad, siempre que se usen correctamente.
Vamos ahora a la organización de calendario. Aquí destaco una herramienta vital para mi día a día, es Google Calendar. Permite fijar bloques de tiempo en el calendario diario y organizar tareas de forma eficiente. Eso sí, hay que ser riguroso con los bloques de tiempo fijados. Como alternativa tenemos al Calendario de iCloud (entorno Apple) o incluso a Calendy para fijar las reuniones en calendario.
Acabamos con listas, benditas listas. Las listas sirven para organizar ideas, distribuir tareas, hacer lluvia de ideas o incluso listar posibles contenidos a tratar en las redes sociales. Eso sí, podemos vernos superados si no organizamos bien las listas, para lo cual herramientas como Google Keep, Trello o Todoist nos van a ayudar mucho. Pero cuidado, no hagáis listas y luego las olvidéis en el espacio digital, quedáis avisados.
Productividad para proyectos y herramientas
Hemos visto un total de 9 herramientas distribuidas en 3 tipos de categorías. Herramientas para tareas, para calendario y para hacer listas. Pero, como hemos dicho, hay que tener unas bases fijadas en nuestra rutina diaria para que estas herramientas funcionen.
- Para tareas tenemos a Notion, Trello o Monday.com.
- En calendarios destacan Google Calendar o Calendy.
- Las listas podemos hacerlas con Google Keep o Trello.
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Cómo tener y mantener una productividad para proyectos
Fijar las bases para una buena productividad para proyectos pasa por saber fijar objetivos en nuestro proyecto, incluso también en nuestra vida. Saber distribuir tareas en el tiempo y parar a descansar en la jornada no es algo que se aprenda usando herramientas. Hace falta una reflexión previa para saber hacia donde vamos y cómo queremos recorrer el camino.
Tener tiempo para todo es imposible, o casi imposible. Por eso hay que saber distribuir el tiempo y priorizar. No vale la excusa de no tener tiempo, lo que ocurre cuando no tenemos tiempo es que no estamos priorizando ciertas tareas. Por ejemplo, un clásico, el no tener tiempo para el gimnasio significa que no estamos priorizando nuestra salud. Así de simple, hay que dejar de eludir responsabilidades.
En cuanto a herramientas, hemos repasado 9 pero podríamos hablar de 90. Da igual, si no aplicamos las bases de productividad para proyectos de poco nos servirá usar Notion, Trello o la herramienta que esté de moda en el momento que en que estéis leyendo este artículo. Así que toca aplicarse el cuento, empezar a fijar objetivos y a gestionar el tiempo de forma eficiente, con la herramienta que sea.
Recuerda
- Fijar objetivos en un proyecto ayudará a obtener productividad.
- Gestionar el tiempo adecuadamente permite ser productivo.
- Usar herramientas te facilita las tareas pero no te hace ser productivo.
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Enlaces de interés
- Mitch Kapor en Wikipedia.
- DonRamón & Perchita en Kickstarter.
- El Baúl de Mateo en Kickstarter.
- Saturno, su biografía en Kickstarter.
- Notion, una herramienta de productividad.
- Asana, alternativa a Notion.
- Monday.com, otra alternativa.
- Lo que se puede hacer con Google Calendar.
- Calendario de iCloud.
- Calendy, herramienta interesante para fijar reuniones.
- Google Keep, las listas de Google.
- Trello y su opción de listas de tareas por bloques.
- Todoist, una herramienta para todo lo pendiente.
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