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Bienvenidos y bienvenidas a Lanza tu proyecto, el podcast donde aprendemos todo lo necesario para lanzar nuestros proyectos. Desde herramientas de marketing a diferentes estrategias de negocio.
En este episodio hablamos de los costes al lanzar proyectos desde una perspectiva de 360 grados. Es muy importante controlar los costes implicados en el lanzamiento de cada nuevo proyecto. Estemos hablando de una empresa que lanza un proyecto consistente en un nuevo producto o servicio, o de una proyecto emprendedor o creativo. Da igual. Los costes al lanzar proyectos nos afectan a todos los que emprendemos. Sea dentro de una empresa o de forma independiente. Así que vamos a por el tema de hoy, empezando por una anécdota personal, ¡cómo no!
¿Sabíais que hay proyectos lanzados por crowdfunding que fracasan porque no se calculan bien los costes? Cuando empecé a trabajar en el sector del crowdfunding no paraban de lanzarse campañas millonarias en la plataforma Kickstarter. Especialmente en los años 2012 y 2013 la cosa fue una locura. Pero lo curioso es que de todas las campañas famosas en esos años, y que recaudaron millones, dos de ellas tuvieron serios problemas por no haberse calculado bien los costes al lanzar proyectos. Hablamos de The Coolest Cooler y de Ouya.
The Coolest Cooler: Mala gestión de costes al lanzar proyectos
El caso de The Coolest Cooler es un ejemplo perfecto de cómo una mala gestión de los costes puede llevar a problemas importantes, incluso para proyectos que inicialmente parecen ser un éxito rotundo.
En 2014, The Coolest Cooler se lanzó como un proyecto en Kickstarter, una de las plataformas de crowdfunding más populares. Era una nevera multifuncional diseñada para ser ideal en actividades al aire libre. Incluía características innovadoras como las siguientes.
- Un mezclador para bebidas integrado.
- Altavoces Bluetooth.
- Cargador USB.
- Espacio optimizado para almacenar bebidas y utensilios.
La campaña fue un éxito sin precedentes: recaudaron más de 13 millones de dólares de 62.642 patrocinadores, convirtiéndose en uno de los proyectos más financiados en la historia de Kickstarter en ese momento. Sin embargo, este gran logro financiero terminó convirtiéndose en un problema debido a una mala gestión de los costes.
El problema principal de The Coolest Cooler fue no calcular adecuadamente los costes de producción y entrega. Vamos a ver (bueno, vosotros vais a escuchar) algunos de los errores clave de este caso.
- Subestimaron el coste de fabricación
Aunque inicialmente calcularon los costes de producción para ofrecer la nevera a un precio competitivo, no tuvieron en cuenta algunos factores clave. Eso provocó que producir cada nevera costara mucho más de lo previsto, y la empresa empezó a perder dinero con cada unidad fabricada. Algunos costes no tenidos en cuenta fueron los siguientes.- Aumentos en el precio de los materiales debido a la inflación y la demanda.
- Problemas con los proveedores, que encarecieron los componentes.
- Los gastos de personalización y mejoras que prometieron durante la campaña.
- Costes de envío mal calculados
Con decenas de miles de patrocinadores de todo el mundo, los costes de envío se dispararon. Muchos de los patrocinadores estaban en países lejanos, y los fundadores no habían previsto adecuadamente lo que significaba manejar logística internacional a gran escala. - Falta de margen para imprevistos
No consideraron un colchón para cubrir problemas inesperados. Cuando los precios subieron o las cadenas de suministro tuvieron retrasos, no pudieron absorber los gastos adicionales sin comprometer la viabilidad del proyecto. - El volumen fue una desventaja
Aunque la recaudación fue alta, no estaban preparados para manejar la producción a gran escala que el proyecto requería. Sus acuerdos iniciales con fábricas no eran adecuados para volúmenes tan altos, lo que aumentó los retrasos y los costes.
Miles de patrocinadores que confiaron en el proyecto nunca recibieron su nevera. Aquellos que sí lo hicieron tuvieron que esperar años para recibirla, muy por encima de los plazos prometidos. Esto generó críticas masivas, problemas de reputación y múltiples quejas legales contra la empresa.
Incluso llegaron a intentar vender el producto en Amazon para recaudar fondos adicionales y cubrir los pedidos atrasados, lo que enfureció aún más a los patrocinadores originales, quienes consideraron injusto que otros pudieran comprar la nevera antes de que ellos la recibieran.
Enseñanzas del caso de The Coolest Cooler
Este caso deja varias enseñanzas valiosas sobre la importancia de gestionar bien los costes al lanzar un proyecto. Vamos a repasar las más destacadas.
- Planificar un presupuesto detallado
Antes de lanzar un proyecto, es fundamental calcular todos los costes, incluyendo producción, envío y posibles imprevistos. - Considerar los riesgos de escalabilidad
Hay que asegurarse de que la cadena de suministro y los socios puedan manejar un crecimiento rápido. - Crear un margen para imprevistos
Siempre se debe incluir un porcentaje adicional en tu presupuesto para cubrir gastos inesperados, como subidas en el coste de materiales o retrasos. - Transparencia con los patrocinadores (clientes o mecenas)
Si se enfrentan problemas, es importante mantener informados a los patrocinadores o clientes. La confianza es clave, especialmente en proyectos financiados mediante crowdfunding.
El caso de The Coolest Cooler es un recordatorio de que un gran éxito inicial no garantiza un resultado positivo si no hay una gestión adecuada de los costes y los recursos. Lanzar un proyecto requiere tanto creatividad como una planificación financiera sólida.
El caso de Ouya ya lo hablaremos en otra ocasión, que quiero entrar en el tema del lanzamiento de productos innovadores en un episodio del podcast, ¿Os apetecería tratar este tema? Espero vuestros comentarios.
Buen planteamiento de costes al lanzar proyectos
Cuando decides lanzar un proyecto, uno de los pasos más importantes es entender y gestionar los costes asociados. Saber cuánto vas a invertir, cómo distribuir los recursos y qué estrategias usar para reducir gastos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En este artículo, te explicaré los tipos de costes al emprender, cómo calcularlos y qué hacer para optimizarlos sin comprometer la calidad.
Qué son los costes al lanzar proyectos
Los costes son todos los gastos necesarios para poner en marcha un proyecto. Estos pueden ser directos, como la compra de materiales, o indirectos, como las herramientas digitales que usas para gestionar el negocio. Tener claridad sobre ellos es crucial, ya que te permitirá planificar con precisión y evitar sorpresas desagradables.
Por ejemplo, si estás creando una tienda online, los costes iniciales pueden incluir:
- El diseño de tu página web.
- La compra de un dominio y hosting.
- Fotografías de productos.
Un error común entre emprendedores es subestimar los gastos iniciales o no incluir gastos imprevistos. Por eso, el primer paso es identificar todos los costes posibles antes de arrancar.
Tipos de costes al lanzar proyectos
Vamos a ver, que la gente habla de costes pero no tiene muy clara su tipología. Resulta que hay costes directos, indirectos y asimismo podemos tener costes fijos y variables. Vamos a verlo todo paso a paso, para que no se nos atraganten los conceptos.
1. Costes directos
Estos son los gastos relacionados directamente con la creación de tu producto o servicio. Incluyen:
- Materiales necesarios para fabricar un producto.
- Contratación de profesionales específicos, como diseñadores gráficos o redactores.
- Producción y envío de mercancías.
Por ejemplo, si lanzamos un curso online, los costes directos pueden ser la grabación de los vídeos y la edición del contenido.
2. Costes indirectos
Estos son gastos que no están directamente vinculados a la producción, pero que son esenciales para que el proyecto funcione. Algunos ejemplos incluyen:
- Herramientas de gestión como Notion, Trello o Asana.
- Gastos de marketing, como anuncios en redes sociales.
- Suscripciones a plataformas como Canva o Mailchimp.
Aunque estos costes no impactan de manera inmediata en el producto final, son fundamentales para alcanzar tus objetivos.
3. Costes fijos y variables
- Costes fijos: Son aquellos que se mantienen constantes independientemente de cuánto produzcas o vendas, como el alquiler de un espacio de oficina. O de un bar, tengas más o menos éxito en tu bar vas a pagar el alquiler cada mes. Y dicho coste de alquiler no va a variar en función de tu facturación.
- Costes variables: Son los que cambian en función de la cantidad de productos o servicios que ofrezcas. Por ejemplo, los gastos de envío aumentan si vendes más productos. Pero cuidado, son costes que también aumentan si uno produce un bien, aunque luego no sea capaz de venderlo. Aquí entraría el coste del stock, de almacenar un producto que producimos y no somos capaces de vender.
Tener una idea clara de estos costes os ayudará a tomar decisiones informadas sobre vuestro presupuesto de costes al lanzar proyectos.
Cómo calcular los costes al lanzar proyectos
Gestionar los costes al lanzar proyectos de manera eficiente es clave para mantener la salud financiera de cualquier proyecto. Vamos a ver algunos pasos para hacerlo.
1. Crear un presupuesto inicial
Hay que elaborar una lista detallada de todos los costes que se identifiquen en la fase inicial del proyecto. Clasificándolos en imprescindibles (como el hosting de una web) y opcionales (como una campaña publicitaria de gran alcance). Esto permitirá priorizar correctamente cómo se deben tener en cuenta dichos costes.
2. Usar herramientas para calcular y gestionar gastos
Hoy en día, existen múltiples herramientas que facilitan la creación de presupuestos. Y eso lo podemos usar a nuestro favor para gestionar costes al lanzar proyectos.
- Google Sheets o Excel son herramientas útiles para crear hojas de cálculo personalizadas y controlar bien los costes.
- Apps de gestión de proyectos como Notion o ClickUp ayudan a organizar los costes de forma visual y colaborativa.
- El software de contabilidad es ideal cuando un proyecto crece, se pueden considerar herramientas como QuickBooks o Holded para este apartado.
3. Tener en cuenta los imprevistos
Es recomendable añadir un margen del 10-20% en tu presupuesto inicial para cubrir gastos inesperados. Esto puede ser crucial si uno se enfrenta a situaciones como aumentos de precios en proveedores o problemas técnicos inesperados.
Consejos para reducir costes sin comprometer la calidad
Optimizar los costes no significa recortar todo, sino hacerlo de forma estratégica. Vamos a ver algunas ideas para lograrlo.
- Usar herramientas gratuitas o freemium
Muchas aplicaciones ofrecen versiones gratuitas con funciones básicas que pueden ser suficientes en las primeras etapas. Por ejemplo, Canva tiene opciones gratuitas muy completas para diseño gráfico. O Figma, del cual soy muy fan, también es un programa gratuito para la creación y edición de imágenes. - Subcontratar sólo cuando sea necesario
En lugar de contratar personal a tiempo completo, considera delegar tareas específicas a freelancers. Plataformas como Upwork o Fiverr son ideales para esto. Pero, como sabéis, yo prefiero seguir recomendaciones de profesionales. - Comienza con lo esencial
Hay que evitar gastar en elementos que no son prioritarios en las primeras etapas. Por ejemplo, se puede lanzar un proyecto con una landing page sencilla y luego desarrollar un sitio web más completo.
Conclusiones: Invertir con inteligencia y controlar los costes
Lanzar un proyecto implica invertir tanto tiempo como dinero. Identificar, calcular y optimizar los costes es esencial para garantizar que tu idea sea viable y sostenible. Recordad que no se trata sólo de gastar menos, sino de gastar mejor.
Y así llegamos al final del episodio. Pero antes de acabar me interesa saber lo que vosotros opináis de todo esto. Os animo a participar comentando el episodio del podcast o dejándome unas líneas en cualquier red social de las que uso habitualmente, que son todas, así que no tenéis excusa.
Como os acabo de decir y siempre os digo, os leo en los comentarios de YouTube y en los mensajes que me enviéis a través del formulario de mi web. Y, por supuesto, recordad que en vanacco.com (con v y dos c) encontraréis cursos y la mejor información fresca para lanzar vuestros proyectos. Nos vemos el próximo lunes a las 11:11 horas.
Saludos y ¡felices lanzamientos!
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